Por Guillermo Filia. ¿Qué significa automatizar procesos? En pocas palabras es usar la tecnología para hacer más con menos.
jueves 28 de noviembre de 2024
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SUSCRIBITECómo reemplazar los viejos manuales de procedimiento por mecanismos ajustados a los tiempos que corren.
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Por Guillermo Filia. ¿Qué significa automatizar procesos? En pocas palabras es usar la tecnología para hacer más con menos.
Ejecutar procesos de forma manual puede hacer perder hasta un 50 por ciento del tiempo a un empleado.
Aquí compartimos los 10 principales procesos que se pueden automatizar y erradicar las tareas manuales y repetitivas.
Hay algunos sistemas de gestión que se actualizan con cada movimiento y permiten hacer un seguimiento de los resultados.
Esto evita la necesidad de usar planillas de cálculo o cargar la información a mano en libros contables de papel.
De esta manera, no solo disminuyen los errores humanos, sino que se evitar hacer un trabajo engorroso.
¿Quién no desea brindarles a sus clientes una experiencia positiva? La automatización de procesos también lo facilita.
Por ejemplo, los chatbots ofrecen respuestas rápidas y precisas, mejoran la calidad de las interacciones y disminuyen los tiempos de espera.
Por otro lado, los CMR permiten llevar un registro detallado de todas las actividades comerciales, las campañas de promoción y los contactos con los clientes actuales y potenciales.
Esto facilita el seguimiento del historial de comunicaciones y ofrecer un trato más personalizado.
Con un sistema de gestión también se puede automatizar la liquidación de sueldos. Por ejemplo, Xubio liquida sueldos en 15 segundos.
También genera de forma automática el TXT del Libro de Sueldos Digital, aplica fórmulas personalizadas y tiene más de 20 convenios automatizados para que no se tengan que realizar los cálculos.
Este es otro de los procesos que se pueden automatizar gracias a los sistemas MRP (Planificación de Requerimientos de Materiales) que permiten saber la cantidad de unidades disponibles en los almacenes, su costo, ubicación, fecha de ingreso y de caducidad.
También otros tipos de sistemas actualizan el inventario de forma automática con cada movimiento de mercadería.
La automatización de los procesos de ventas ayuda a generar más transacciones y permite las segmentaciones por cliente, vendedor y producto.
También facilita la creación de presupuestos personalizados, un mejor análisis de los resultados, realizar previsiones de ingresos y elaborar reportes de gestión.
Todos sabemos que emitir facturas electrónicas desde la AFIP es un incordio porque la página se cae y hay que estar cargando los mismos datos todo el tiempo, etc.
Con un sistema de gestión, existe la posibilidad de mandar las facturas no solo a la AFIP sino también a los clientes con unos pocos clics y sin salir de la plataforma.
Además, una vez que se cargan los datos para la facturación, quedan guardados y no es necesario volver a cargar cada vez.
Los sistemas automatizados también permiten gestionar las cuentas a cobrar de una manera más eficiente, ver cuánto debe cada cliente y las fechas de vencimiento de cada crédito.
Esto facilita un mejor seguimiento de los pagos y contar con informes y estadísticas en tiempo real, para optimizar la toma de decisiones.
Por el contexto económico del país, las empresas deben realizar el ajuste por inflación si o sí.
¿Pero qué sucede? Esta tarea también se puede automatizar con una solución de gestión.
Con unos pocos clics se ahorra muchísimo tiempo evitando errores que pueden costar mucho.
Existen herramientas digitales que permiten buscar candidatos específicos, analizar currículums y evaluar cuestionarios de manera instantánea.
Estas también generan documentos con las vacantes deseadas, definen perfiles para los puestos a cubrir, elaboran ofertas de trabajo y programan las entrevistas seleccionadas.
Por último, las nuevas tecnologías también posibilitan que la formación del personal sea completamente automatizada.
De esta manera, a través de diferentes plataformas, es posible reemplazar los viejos manuales de procedimiento y las capacitaciones presenciales por programas de desarrollo online, que se adaptan a los tiempos y necesidades de cada empleado.
La automatización de procesos ofrece muchas ventajas para una compañía.
Entre las principales se encuentran:
Reducción de errores
Ahorro tiempo
Mejora el clima laboral
Aumenta la productividad
Clientes más satisfechos
Optimiza el uso de los recursos
Lo que no se mide no se puede controlar. Y si algo no se controla no se puede mejorar.
Por ello, al igual que en la gestión de cualquier proyecto, medir los resultados antes, durante y después de la implementación puede arrojar información súper valiosa para la organización.
Guillermo Filia, CEO de XUBIO, software de gestión para PyMEs.
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