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PYMES: 3 beneficios concretos que aporta la tecnología

17 de marzo de 2023 - 19:52

Por Diego Erben. La tecnología se volvió el recurso más importante para las organizaciones y así quedó de manifiesto en la pandemia vivida que nos dejó lecciones aprendidas para los negocios.

Se debe considerar la adquisición de tecnología una inversión y no un gasto.

Las PYMES que habían invertido lograron sobrellevar esta catástrofe mundial de manera más suave de las que no estaban preparadas.

Son muchos los beneficios que podemos detallar en la incorporación de tecnología en las empresas, pero queremos concentrar en 3 sumamente centrales y que todo empresario debe comprender e impulsar para el desarrollo de su negocio:

1) Hacer más y mejor.
2) Con orden y control
3) Teniendo la información adecuada para la toma de decisiones.

Hacer más y mejor

¿Realmente podemos realizar la logística de nuestro producto sin tecnología que haga eficiente este proceso? ¿Es posible subirnos a la venta on line sin el ecommerce óptimo que apoye este nuevo negocio?

¿Lograríamos que clientes y vendedores tengan acceso al stock para hacer sus pedidos sin la apoyatura de un sistema de almacenes y el acceso web a la información?

Son preguntas disparadoras donde vemos con claridad que debemos contar con la tecnología adecuada (ejemplo ERP, MRP, TMS, WMS, CRM, RRHH, Ecommerce).

Eso nos ayudará a hacer todas las operaciones de la empresa totalmente digitalizadas e integradas en una ARQUITECTURA DIGITAL, que cada organización debe armar.

Cada negocio define qué soluciones utilizar.

No es igual una clínica médica, un hotel, un corralón, una empresa constructora, metalúrgica, molino harinero, etc.

El ciclo de vida de la empresa también es importante en la selección del producto.

Generalmente denominamos a estos sistemas como TRANSACCIONALES, porque buscan resolver cuestiones específicas de los procesos de una organización.

En otros artículos explicaremos cada sigla mencionada arriba como nomenclatura genérica mundial de las tecnologías.

Otra pregunta importante es: ¿Qué hacemos con las planillas de cálculo que existen en todos los sectores y en cada usuario clave?

Sería muy importante minimizar su uso y reemplazar por productos de mercado que puedan dar mayor confiabilidad a la información y mayor eficiencia a la organización.

Con orden y control

¿Podemos desarrollar un negocio de manera desordenada? ¿Sin mecanismos de control?

El desorden nos lleva a tener quejas de clientes, atraso en cobranzas y mal pago a proveedores, desequilibrios permanentes en las finanzas, irritación de empleados, sobre costos de intereses por descubiertos bancarios, mala imagen hacia afuera y sin claridad de la gestión de la organización.

Un negocio desordenado es difícil de controlar. Cientos de planillas que se cargan manualmente y papeles en los escritorios.

Claramente lleva mucho esfuerzo y es por eso que estamos acostumbrados a escuchar que los socios dicen “prendo la luz y apago la luz, es la forma que mi empresa funciona”.

La tecnología nos ayudará a tener procesos sistematizados, trazados donde la información fluye de sector en sector.

Un sistema hace que las cosas sucedan en tiempo y forma y además podamos tener herramientas de control permanentes para verificar cualquier desvío.

Los sistemas transaccionales cuidan los procesos en su ejecución y aportan mucha información ON LINE para la operación. Además brindan informes gerenciales a todo nivel.

Lo central para cualquier dueño de empresa PYME es tener BAJO CONTROL la operación del negocio y que demande el esfuerzo acorde de su propio tiempo.

Teniendo la información adecuada para la toma de decisiones

¿Puede un piloto de avión cumplir sus objetivos de vuelo sin indicadores que transmitan información en tiempo real para tomar decisiones en segundos?

¿Puede un empresario PYME en un mundo globalizado acelerado, disruptivo y complejo tomar decisiones asertivas para que la empresa crezca y gane más mercado, sin información permanente confiable y con valor a los temas centrales del negocio?

La información se volvió el activo más importante en una organización.

Son muchos los impactos que tiene la INFORMACIÓN PARA LA TOMA DE DECISIONES.

Todas las PYMES cuentan con información para operar.

Nos debemos preguntar: ¿Cómo se arma y sobre que tecnologías? ¿Cómo llega a los número uno?

En la mayoría de los casos encontramos planillas de cálculos departamentales (ventas, producción, administración, finanzas, etc.) que luego los dueños reciben y deben confiar en esas celdas ingresadas manualmente.

Es una forma de comenzar, sí.

Pero debemos saber que ya estamos en condiciones de dar un salto de calidad en el manejo de la información de mi empresa.

Tener información para la toma de decisiones implica

1) Información de gestión de cada proceso vinculado a clientes, proveedores, artículos, finanzas, contabilidad. Información gerencial para el día a día de la empresa.

2) Información por indicadores. Un tablero de control que monitorea los factores claves de éxito del negocio. Ejemplo, % de cobranzas sobre venta, días de cobranza promedio, días de pago promedio, Ventas por día, etc.

3) Información corporativa mensual. Consideramos aquella información que se debe armar a corte de mes para entender la evolución de la empresa en Estados de Resultados, Financiero y Patrimonial. Nos indica cuanto ganamos económicamente (la rentabilidad), que resultado financiero tenemos (superávit/déficit) y nuestra situación patrimonial de activos y pasivos.

En otras notas explicaremos las tecnologías más difundidas y accesibles para las PYMES y que pueden colaborar con estos ejes de gestión empresarial.

En forma sintética podemos hablar de:

a) ERP (Enterprise Resource Planning) son sistemas de gestión integral que digitalizan los circuitos de ventas, compras, producción, tesorería, contabilidad, etc son el pilar de la arquitectura digital de una PYME.

El mercado ofrece este tipo de soluciones de hace más de 40 años y realmente a la fecha contamos con productos nacionales e internacionales muy potentes a costo accesibles para organizaciones de distintos tamaños.

b) BI (Business Intelligence) son sistemas que toman información de diversas bases de datos para generar tableros y reportes para la dirección. En la actualidad hay varias soluciones de mercado muy difundidas y que empiezan a reemplazar las planillas de cálculo para la toma de decisiones.

El mundo se ha encargado de poner a disposición muchas tecnologías, la caja de herramientas es verdaderamente grande y el armado de la arquitectura digital óptima es vital para cada organización y como empresarios PYMES debemos recurrir a este recurso, apoyarnos en profesionales que nos ayuden a tomar decisiones en IT, para lograr cambios significativos en el negocio y animarnos a la transformación digital pensando en un futuro realmente disruptivo complejo y globalizado.


Diego Erben, CEO y cofundador de Infogestión.

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