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Tecnología y empresas

ERP para Pymes: qué cosas tenés que saber para elegir la mejor opción

Pasado, presente y futuro de los sistemas de planificación de los recursos empresariales en un mundo hiperacelerado con nuevas tecnologías que logran negocios disruptivos. El análisis sobre esta tecnología.
Somos Pymes | Diego Erben
Por Diego Erben 25 de agosto de 2023 - 11:50

¿Qué es un ERP? Es un software de gestión empresarial que integra todos los procesos de una organización para mejorar el control, la eficiencia y la información para la toma de decisiones.

Existen diversos softwares en el mercado (nacional e internacional) creados por distintos proveedores que focalizan en distintas fortalezas, buscando diferenciarse y alinear con necesidades concretas de la gestión.

Pasado

En la década de los '70, un proveedor de tecnología desarrolla una solución integral ante la necesidad de las grandes empresas en integrar todos sus procesos de negocio en un solo sistema y en una única base de datos. En ese momento, los desarrollos eran a medida, departamentales y específicos, pero casi no tenían conexión unos con los otros.

Realmente logró un cambio de paradigma en la tecnología para negocios, logrando así una explosión de soluciones que llevaban muchos beneficios a la gestión empresarial.

El auge fue en la década de los 90 y realmente las empresas se volcaron a estas soluciones que abarcan las áreas del negocio: Compras, Ventas, Producción, Stock, Finanzas, Contabilidad, Impuestos, RRHH, Contro de gestión, etc.

Presente

Desde entonces podemos creer que hay más de 500 opciones en el mundo para elegir, lo que genera una complicación importante para los gerentes, tanto en la selección como en la implementación.

Existen soluciones para todo tamaño de empresas y hasta sectoriales por tipo de negocio. Realmente la evolución que han tenido en funcionalidad y tecnología es sorprendente.

Considero que no debe haber una sola pyme que deba perderse los beneficios de estas aplicaciones para negocio. Van desde muy económicas y enlatadas hasta muy caras y flexibles.

Nacionales e importadas, genéricas y sectoriales, con hosting en la nube o en la empresa, realmente para todos los gustos.

Estas soluciones se integran con todo tipo de software y diversas entidades públicas y privadas (Ejemplo AFIP y Bancos)

Por qué siguen tan vigente para las Pymes. Porque tienen una relación precio-producto muy positiva, porque proveen una solución integral para toda la gestión de la pyme (comercial, industrial o de servicio) porque se implementan de manera sencilla, en poco tiempo generando cambios radicales en la organización (integración, procesos, control, eficiencia e información para la toma de decisiones) y porque las pymes podemos contar con tecnologías sin las necesidades de informáticos (actualmente un mercado colapsado por la falta de talentos).

Con el pasar de los años estamos frente a grandes plataformas con mucha funcionalidad, pero también, a pequeñas soluciones muy focalizadas a sectores como agro, hotelería, salud, industria, retail, construcción, servicio, etc.

Qué pasos dar para elegir bien el ERP de la empresa

Ante tantas posibilidades de soft y la complejidad de los negocios, quiero recomendar muy especialmente profesionalizar el proceso de selección, implementación y mejora continua.

1) Selección ERP: es una etapa muy importante donde tenemos que poner todo el énfasis en las NECESIDADES de la organización más que en las funcionalidades de cualquier sistema que podemos analizar. Para ello, el líder del proyecto debe relevar y documentar todos los requerimientos al nuevo sistema, separado por sector y temas. El documento final debe ser usado para circularizar entre los oferentes y verificar que las herramientas cubran todos los puntos. Básicamente las fases serían:

  • Armar documento de requerimientos con usuarios claves.
  • Preseleccionar ERP del segmento para mi empresa (considerar los que realmente aplican y puedo adquirir por inversión y tamaño).
  • Circularizar el documento de requerimiento.
  • Recibir las respuestas y filtrar las opciones quedándonos con 2 o 3.
  • Ingresar a un período de DEMO para conocer el software, el equipo con el que cuenta el proveedor y clientes similares.
  • Recibir propuestas técnicas económicas.
  • Elegir el mejor candidato según funcionalidad, tecnología, servicio, trayectoria, cantidad de clientes, equipo de consultores, seguridad de futuro, marca, casos de éxito en mi sector, etc. Se ponderan muchos factores que hacen al todo de un aliado para muchos años de relación con la empresa.

Actualmente, existen consultores y consultoras que ayudan a transitar esta etapa de tanta importancia de cara al futuro de la empresa. Recomiendo ser asistido por profesionales en el caso de que no la empresa no cuente con personas idóneas en el equipo.

2) Implementación del ERP: En esta etapa se deben armar los equipos integrados entre la empresa y el proveedor. El comité de dirección debe elegir a los líderes de proyecto, y definir los usuarios claves. Muy importante el rol del líder interno de la empresa y el líder del ERP. Ambos deben planificar y guiar todo el proceso hasta la puesta en marcha. Las fases serían:

  • Armado de equipo del proyecto.
  • Planificación - Gantt (tiempos, tareas, responsables y objetivos)
  • Lanzamiento con todo el equipo y los usuarios.
  • Armado de prototipo: en función de las necesidades de la empresa se parametriza el software y se ajusta a lo mejor que podemos llevar el soft al funcionamiento del negocio. Es una fase donde la empresa debe adoptar nuevas prácticas propuestas por el sistema.
  • Pruebas de circuito del negocio y ajustes menores.
  • Capacitación a todo el equipo
  • Lanzamiento del software: el primer día de mes elegido. En esta fase el proveedor debe dar mucho apoyo y capacitación ante todo el giro del negocio. Es donde se materializan los cambios y la gente termina de aceptar una nueva solución.

3) Mejora continua en el ERP: toda tecnología que se implemente hoy en el negocio debe ser bajo el concepto de MEJORA CONTINUA, porque naturalmente la propia tecnología nos traerá novedades y además el negocio también está en pleno cambio y debe volver a readaptar todos sus recursos para seguir funcionando de la manera más eficaz. Si los dueños pymes compran este concepto para todos los proyectos que realicen y más en tecnología, tienen ganada la batalla de la transformación digital.

Estas soluciones tienen un impacto muy grande en las empresas y considero también que apunta a valorizar el negocio de distintos puntos de vista. Ya no es lo mismo una pyme que cuenta con información y eficiencia de procesos versus la que maneja papeles y planillas Excel para su operatoria. La gestión ineficiente se transmite a los clientes, proveedores, bancos y organismos de control. Ser conscientes que no se puede tapar el sol con la mano.

Futuro

Ya comenté en otros números la necesidad de armar la ARQUITECTURA DIGITAL ÓPTIMA para el desarrollo de la estrategia del negocio. Esta arquitectura tiene un corazón que se llama ERP.

Sin el pilar de un buen ERP para la organización que centralice los procesos y genere los datos acordes para la toma de decisiones, será difícil pensar en incorporar más tecnología, cosa que estamos seguro llegará y día a día más rápido.

La IA nos interpeló en el último tiempo, y saben que, la inteligencia artificial no puede funcionar si no hay datos en bases de datos sólidas y confiables, justamente el gran objetivo de los ERP. Es decir, entonces, que estos software son el camino para llegar a un futuro (que es hoy?) para que mi organización pueda capitalizar todos los avances de la tecnología, porque su objetivo principal sigue siendo la gran necesidad de las empresas: GENERAR DATOS DIGITALES PARA LA EFICIENCIA Y TOMA DE DECISIONES.

(*) El autor es CEO de Infogestión.

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