Cuando la tecnología se convierte en un aliado difícil de asociar

Pero a pesar del ímpetu de mi edad, en la práctica no pude dejar de usar los cheques como forma de pago, el correo postal para enviar cartas documento (que tengo que firmar a mano) ni dejar de comprar impresora y una resma de hojas cada dos meses (ahora una por mes).

Pero como tengo varios locales en capital y las oficinas administrativas en provincia, tenía que adaptar el trabajo si no quería tener una administración en cada local.

Porque las lógicas del rubro gastronómico requerían del remito, factura y cheque, de los duplicados y triplicados, de guardar todo, de carpetas, de papeles físicos, muchos papeles físicos.

Pero ya basta. No podemos estar en los dos mil y creer que los papeles son garantía de algo.

Fue así que empecé con una simple implementación como Dropbox para centralizar la existencia de “escaneos”, y de a poco nos fuimos acostumbrando a que no importa dónde está el archivo físicamente, sino que todo se tiene que subir allí y de allí descargarse en caso de ser necesario.

Costó, porque muchas veces las carpetas se confunden y mientras más personas se sumaban más desorden había. Pero yo confiaba que era cuestión de organización y no de creer que los papeles eran el camino del que nunca tendríamos que haber salido.

Lo primero fue pensar para qué queríamos usar este servidor y darle reglas claras. Algo difícil cuando ni siquiera uno tiene bien diagramado las responsabilidades y tareas de cada colaborador, algo que nos pasa a todas las PYMES, no nos hagamos los planificados ahora.

Saltando obstáculos

La seguridad y el acceso a la información fue otra barrera psicológica a superar.

Por más ordenados que fuéramos, siempre alguna información sensible se colaba en el dropbox y cualquier empleado haciendo dos o tres cuentas podía tener mucha más información de la necesaria.

-¿Y eso está mal? -me pregunté.

Para mi cabeza de emprendedor que todo lo quiere controlar, sí que está mal.

Tal vez una gran empresa sabe que su información se va a ver comprometida tarde o temprano, e incluso muchas veces esa información debe ser pública por cuestiones fiscales.

Para ellos es un costo hundido con el que saben manejarse. Pero acá estamos hablando de una empresa personalista donde al saber lo que se genera, se expone a quienes la componen.

Eso no puede frenarnos de buscar opciones más cómodas para trabajar. Se trata entonces de crear entornos seguros de trabajo. Pensar qué carpeta se le comparte a cada quien y que ya era hora de armar mails de cada local, de cada puesto, de cada sector de la empresa.

No se podía dar accesos con mails personales entendiendo que una vez fuera de la empresa no iban a hacer nada con esa información.

Claro que con el mail de la empresa igual se pueden bajar esa data y hacer lo mismo que harían con sus cuentas personales, pero la profesionalización lleva a una conducta más seria.

Ya no se trata de pepito al que le pido el favor de usar una planilla, sino la encargada de compras que tiene que ingresar con el mail de la empresa a llenar un Excel.

Esa profesionalización se consigue teniendo canales más serios que la oficina desordenada donde nos reímos mates por medio, o el WhatsApp donde se cuelan stickers en medio de preguntas serias.

Canales de comunicación como el mail y carpetas compartidas de Dropbox o Drive ordenan no solo la información sino el comportamiento.

Porque no lo digo yo, sino un autor muy conocido “La estructura sistémica [...] influyen a un cambio de conducta” (Peter Senge) y en un punto de eso se trata incluir tecnología en nuestros procesos diarios.

En traer nuevas formas de comportarnos en un camino difícil hacia la profesionalización –que es un tema muy delicado para las PYMES y lo seguiré desarrollando en este Diario de Emprendedor.

Facundo Eneas Gárriz es redactor en SOMOS PYMES y emprendedor.

@eneas_escritor