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Hablemos de un plan de crisis y escenarios posibles…

La pandemia mundial y, por supuesto, la realidad Argentina, nos va dejando la enseñanza dura pero real: no podemos seguir nuestro camino empresarial sin procesos, planificación, transformación digital y planes de mejora continua.

Comercialmente, ¿Cuántos escenarios posibles vemos?

Si nos estamos enfrentando a un enemigo invisible, más poderoso de lo que imaginábamos, que esperamos para sacar la coyuntura de nuestras mentes y dedicarnos a analizar escenarios optimistas y pesimistas, para luego medir y tomar decisiones estratégicas?

Analizar distintos escenarios es un buen primer paso

Nos enfrentamos a 4 escenarios posibles:

1) Mi facturación es 0 y no puedo vender nada mientras dure la cuarentena
2) Mi facturación está por debajo del 30% de la habitual y por debajo del punto de equilibrio
3) Mi facturación está entre el 30% y el 60% de lo habitual, pero por debajo del punto del equilibrio
4) Mi empresa está entre el 60% y más del 100% de lo habitual, me encuentro en punto de equilibrio o lo supero

a- Plan de crisis, que contiene, aplica a los casos 1) 2) 3) y 4)

_El plan de crisis debe tener un margen temporal, recomendamos entre 90 y 120 días en este contexto y revisión cada 48 hs
_Un buen comité de crisis está formado por un equipo de trabajo, sugerimos que el máximo responsable de cada área se sume al comité, sean una PYME de 15 empleados o una gran empresa de 1500 personas, aplica el mismo principio.
_Cada área tiene metas puntuales, desde reducción de costos hasta propuestas de generación de ingresos
_El plan de crisis se basa en la liquidez, es decir, la caja determina las acciones de implementación del plan de crisis por lo que es 100% dinámico. A modo de ejemplo, si ingresa XX cobranza, implemento YY acciones. Debe estar planificado con antelación a los escenarios que se presenten.
_Es vital que contenga un plan de Marketing de Crisis. Hoy la comunicación es más importante que nunca, tanto hacia dentro como hacia afuera de la empresa.
_Todo lo que impacte en el flujo de fondos está volcado en el Plan de Crisis, desde el plan de Reducción de Haberes hasta la refinanciación de préstamos pre adquiridos o subsidios, tanto para la empresa como para los empleados a los que se pueda acceder.
_Recuerden que esta es una guerra por quien se queda primero con la liquidez, y que ese Stock de liquidez del mercado se agota día a día.
_Creen no menos de 5 escenarios posibles para la cobranza de clientes y aplíquenlos analizando caso a caso, concéntrense en los que generan el 85% de la facturación y de ahí sigan bajando una vez implementado el plan en ese grupo del 85%. Recuerden, la liquidez del mercado baja día a día.

b- Plan de reconversión del negocio, aplica a todos los casos, pero especialmente para el caso 1) y 2)

_Analicen la reconversión del negocio siempre y cuando su implementación no lleve más de 30 a 45 días.
_Reconvertir no implica necesariamente migrar mi producción o provisión de servicios a un modelo 100% diferente, sino generar productos y servicios alternativos que apliquen al contexto y a las cadenas de valor que aún estén activas.
_Recuerden que detrás de cada industria habilitada como la alimenticia, existe una gran cadena de valor horizontal y vertical, repasen toda la cadena para encontrar proveedores.
_Analicen la viabilidad de nuevos segmentos o nuevos mercados, recuerden, cada peso cuenta
_Tengan en cuenta la posibilidad de proveer horas hombre ociosas a los rubros o empresas 3) y 4), especialmente en áreas periféricas como comercial (para generación de demanda), Administración, Planificación de la producción, etc. Toda hora hombre que puedan colocar es 1 hora hombre reutilizada, aún a precio marginal. Esto aplica especialmente a los casos 1) y 2)
_Para los que proveen servicios exportables, aumenten su mercado, no importa el sobrecosto impositivo, siempre y cuando de un margen positivo, aunque sea marginal, aporta al negocio.
_Para los pocos casos que se puedan dar de ventas en el grupo 1) y 2) flexibilicen al máximo posible su política de créditos, hoy día el riesgo de un cliente AAA y un cliente B son similares. Esto aplica particularmente a los casos en los cuales la contribución marginal (margen entre precio de ventas y costo del producto de ventas) de un margen superior al 45% bruto.

c- Motivación y contención de los equipos de trabajo para los casos 1) 2) 3) y 4)

_Manténgase On Line, pueden utilizar cualquier plataforma, desde WhatsApp hasta una plataforma de videoconferencia con sus equipo de trabajo en línea (sin cámaras encendidas, hay que cuidar el ancho de banda)
_Mínimo de interacción con sus equipos de trabajo, 3 veces al día.
_Agenda anunciada: todo colaborador debe presentar su planificación de trabajo semanal, a semana anticipada, día a día, eso da predictibilidad y orden en la forma de trabajo. Acostumbrarse a Home Office lleva su maduración y esta medida emprolija la forma de trabajo y realza el compromiso del cliente. Pueden utilizar una agenda compartida de Gmail, Trello o simplemente una cadena de email donde esté todo el equipo de trabajo.
_Todos los días lancen un desafío a cada equipo de trabajo que colabore con la crisis, es importante por un lado porque mantiene la mente fresca, por otro lado se empodera al equipo y por último se sorprenderán de las ideas que surgen el equipo. Las consignas láncenlas a la mañana y hagan una pequeña videoconferencia hacia fines de día para recabar y agradecer las ideas.
_Contáctense individualmente con cada colaborador, no menos de 1 vez por semana, el llamado no es laboral sino personal, se busca alentar y contener.

d- Ventas, aplica especialmente a los casos 2) y 3) al menos que esté en el grupo 1) y haya decidido reconvertir el negocio, aunque sea parcialmente. Estos conceptos aportan el mismo valor en la Crisis como en la Post Crisis.

Algunas sugerencias ya dadas se van a reforzar en este punto:

_Si puede vender, no importa cuánto venda. Utilice a sus mejores vendedores aunque esto incluya a los propietarios o Gerentes Generales, el resto de la fuerza de ventas concéntrenla en la cobranza.
_Recuerden flexibilizar las políticas de crédito tomando en cuenta las sugerencias ya dadas
_Mantengan a su equipo activo, la fuerza de ventas es especialmente susceptible a la inacción.
_Acorten los ciclos de venta, la atención de los prospectos disminuye mucho el ventas remotas
_Aproveche para profesionalizar su fuerza de ventas, es clave que genere los ciclos de venta, los procesos comerciales, la información de los prospectos (si no tiene ningún CRM recomendamos implementar uno de bajo costo e implementación simple como Pipedrive o No CRM)
_Construya y normalice sus procesos de prospección de clientes nuevos, implemente objetivos de prospección de nuevos clientes
_Como indicamos en otro punto en lo referente a ideas, el área comercial, tenga 1 empleado o cientos son los que están en el mercado todo el día y son una usina de ideas
_Mantenga un contacto más fluido que lo sugerido con el resto de los colaboradores, especialmente en los casos 1) 2) y 3)

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_Construya los procesos de supervisión con indicadores, son mucho más fáciles de implementar con pocos casos y saldrá muy fortalecido en el período de Post Crisis.
_Cree procedimientos y reglas mínimas para la venta remota, la mayoría de las fuerzas de venta no son eficientes en ventas 100% remotas.
_Tenga en cuenta que en la Post Crisis es probable que, por lo menos en parte, la forma de vender va a cambiar por un período de tiempo.
_Entrene a sus equipos para poder prospectar en forma remota, esto incluye el correcto uso de LinkedIn, la creación de modelos de e-mail en 2 o 3 contactos de tipo personal (No Spam), en grupos reducidos, 5 a 10 contactos por día para dar seguimiento.
_Las campañas de generación de contactos tiene que contar por lo menos con 3 "toques", esto es, ir de lo general a lo particular cuando busca acercamiento a un nuevo prospecto antes de proponer un contacto virtual, va a mejorar sus tasas de cierre.
_Elija los canales de comunicación que va a utilizar en cada etapa de su proceso comercial y los medios de comunicación con el cliente. A modo de ejemplo: para contactar LinkedIn, e-mails y WhatsApp; para relevar Meet o Zoom; para presentar propuestas; Meet o Skype y así sucesivamente.
_Cada canal de comunicación requiere un proceso diferente, normalícelos y entrene a su fuerza de ventas para su correcta implementación.
_La agenda programada semanal y anticipada es clave, aún para las empresas en estado 1) de deben trabajar en la Post Crisis desde ahora.
_Analizar la venta de productos de terceros que se encuentren en actividad, sobre todo si son ciclos de venta simples, de lo contrario, como ya indicamos, puede utilizar su fuerza de ventas para generar contactos para empresas en estadío 2) 3) y 4).
_Como fue indicado anteriormente, analicen TODA la cadena de valor de las empresas que están en actividad
_Desarrolle un plan de cuentas por vendedor, en las empresas en Estadío 1) para la Post Crisis, en los estadíos 2), 3) y 4) focalice en un plan que se centre primero en el aumento de unidades de venta, en segunda instancia en la venta de otros productos y servicios que aún no le vendo y en tercera instancia en nuevos clientes. Si mantiene ese orden de prospección mejorará la conversión de oportunidades a ventas y acortará los tiempos de ventas.
_Analice nuevos mercados internos o externos, aún con altos costos de exportación de productos y/o servicios, todo ingreso, aunque sea marginal, suma.
_Defina cómo va a evaluar los planes de acción de cada vendedor y supervise su implementación semanalmente en reuniones semanales GRUPALES, es importante que todos vean quienes se mueven más y quienes menos y que puedan compartir ideas y acciones que funcionaron.
_Defina sus reglas de negocios, tanto para clientes existentes como para nuevos; tanto para el período de Crisis como para el de Post Crisis.
_Redefina metas por vendedor para las empresas en estadío 2) 3) y 4), si son levemente superables, mucho mejor.
_Anticipe a prospectos y clientes los próximos pasos de proceso y acuérdelos con los prospectos previo a terminar el contacto. Envíe después de cada contacto una minuta mínima de lo conversado y los próximos pasos. Para tener en cuenta, si no se fija Fecha para la próxima Etapa de ventas, la Etapa no fue correctamente realizada.
_Construya o adecúe el material de soporte de ventas, para que sea más breve y contundente, RECUERDE, tiene menos tiempo con el prospecto y menor grado de atención.
_Durante cualquier etapa del proceso de ventas, realice preguntas de verificación de forma periódica y regular para verificar que el interlocutor está prestando atención, por otro lado, en forma inconsciente el interlocutor aumentará su grado de concentración.
_Genere un decálogo mínimo en cuanto a los requisitos mínimos que debe reunir el espacio de trabajo, sobre todo si mantendrá videoconferencias con el cliente, Luz, Fondo, Conectividad, etc.

e- Marketing de Crisis y Post Crisis

_Genere un plan de comunicación interna y otro plan de comunicación externa.
_Asesórese por profesionales, la comunicación en este contexto no solo es CRÍTICA, sino que es muy delicado comunicar bien.
_Utilice correctamente sus canales de comunicación virtuales
_Realice un diagnóstico de situación de su comunicación actual
_Normalice la imagen de todos los colaboradores que tengan contactos con prospectos por canales virtuales, cuentas de LinkedIn por ejemplo.

f- Subsistencia

La base de cualquier acción o plan de trabajo que elija se centra en la subsistencia de la empresa, si la empresa no subsiste, no subsiste nadie del equipo, extreme las medidas preventivas y correctivas AHORA, no espere a que la situación sea irreversible confiando en la reactivación del mercado a corto plazo.

 

Juan Sosa Fernández
Ceo de Grupo Generadores
Linkedin Influencer & Social Selling Expert
Speaker internacional
Asesor temático de Idea Pyme
Escribe para Forbes, Clarín Pymes, Conductor de Generadores TV AM1220, y de Mano a Mano" como en casa..." en Linkedin Live

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Instagram y Twitter: @juansosafer