Las claves de Wellio para evitar la fragmentación de datos y procesos en las PyMEs

Ahí es donde aparece Wellio, una solución de gestión de Capital Humano que centraliza, en una única plataforma, la información de las personas que integran el equipo, la estructura organizacional y los principales procesos vinculados con la gestión de personas.

Asomismo, permite dar trazabilidad a la información y acompañar la evolución de cada perfil dentro de la organización, facilitando el acceso a datos históricos y conectados. De esta manera, se simplifica el trabajo de Recursos Humanos y de los líderes.

En una entrevista con Somos Pymes, Analía Kirzman, co-fundadora de Wellio, explicó cómo se puede generar una mirada integral sobre los perfiles y los equipos para tomar decisiones con mayor evidencia.

Los principales desafíos que enfrenta la gestión de personas

Centralizar la información permite transformar la gestión operativa en una ventaja estratégica, basándose en tres pilares fundamentales a explorara más adelante.

Wellio propone una mirada 360° sobre la gestión de personas, en la que administración, estructura organizacional, desempeño, reconocimiento y bienestar forman parte de un mismo ecosistema de información.

El objetivo es que la tecnología ayude a integrar la información, agilizar los procesos y generar mejores herramientas para comprender qué necesitan las personas y los equipos.

"Uno de los grandes desafíos es la fragmentación. En muchas organizaciones, la información de las personas está distribuida entre distintas herramientas, planillas, documentos y canales de comunicación. Cada uno puede resolver una necesidad puntual, pero cuando miramos el conjunto, se vuelve difícil tener una visión integral", opinó la experta en Liderazgo Humano y Gestión de Personas.

"Esto, además de generar una carga operativa importante para quienes gestionan personas, también afecta la calidad de las decisiones. Si la información sobre un integrante del equipo está en distintos lugares y no está conectada, es mucho más difícil entender su recorrido, sus capacidades, su rol actual o las necesidades que puede tener", aclaró.

¿Por qué es importante que esa información esté organizada y conectada? "Gestionar personas requiere contexto", respondió Kirzman.

"La información de alguien no debería quedar aislada de su rol, de su equipo, de sus responsabilidades o de la evolución que tuvo dentro de la organización. Cuando esos datos están conectados y tienen trazabilidad, se puede reconstruir una historia y entender mejor qué está pasando", argumentó.

Y subrayó: "Eso permite pasar de una gestión basada en percepciones o información dispersa, a decisiones que tienen mayor evidencia".

"Creo que hay una cuestión muy importante para las PyMEs: el tiempo. Cuando los equipos son pequeños, no hay grandes estructuras de Recursos Humanos que puedan dedicarse exclusivamente a ordenar información o reconstruir historias que deberían estar disponibles", sentenció la especialista.

"Simplificar esos procesos permite recuperar tiempo para tareas que tienen mayor impacto", proclamó.

Sobre la importancia de tener trazabilidad de la información de una persona, Kirzman declaró que "significa entender su recorrido dentro de la organización sin tener que reconstruirlo desde distintas fuentes".

"Saber cuál fue su rol, cómo evolucionó, qué responsabilidades tuvo, cuáles fueron sus objetivos, qué reconocimientos recibió o qué instancias de desarrollo atravesó. La trazabilidad permite que la información sea parte de una historia valiosa tanto para la organización como para la persona", ejemplificó.

"En Wellio llegamos a esta necesidad a partir de nuestra propia experiencia. En FK {tech}, la compañía de ingeniería y soluciones digitales de la que surgió el proyecto, llegamos a tener 180 integrantes y más de la mitad de nuestro tiempo estaba destinado a gestionar personas a través de diferentes herramientas y procesos", ilustró.

Y especificó: "Necesitábamos reunir administración, desempeño y bienestar en un mismo lugar. Buscamos alternativas en el mercado y, como no encontramos una solución que respondiera a esa necesidad, decidimos construirla".

La organización de las PyMEs

Según la líder de Wellio, "la transparencia no implica que toda la información tenga que estar disponible para todos, sino que existan reglas claras sobre qué información corresponde a cada persona, quién puede acceder a ella y cuáles son las expectativas dentro de la organización".

"Cuando los roles, responsabilidades y permisos están claros, se reduce la ambigüedad. Cada integrante puede entender mejor qué se espera de él y también qué puede esperar de la organización. En este sentido, ordenar la información contribuye también a construir confianza", destacó.

¿Cómo se relaciona esto con el bienestar laboral? "Para nosotros, el bienestar no es un módulo separado de la gestión de personas. Es una consecuencia de cómo está funcionando la organización en su conjunto", indicó Kirzman.

"Si una persona no tiene claridad sobre su rol, si un equipo está sobrecargado o si quienes lideran no cuentan con información para detectar determinadas necesidades, es muy difícil trabajar sobre el bienestar de manera efectiva. La tecnología puede ayudar a ordenar esa información, detectar patrones y liberar tiempo operativo para que quienes gestionan equipos puedan ocuparse de las personas", puntualizó.

"Y cuando hablamos de bienestar, también tenemos que ampliar la mirada, entendiendo que no hablamos de iniciativas o beneficios puntuales", completó.

"Hay que pensar en el bienestar de las personas que forman parte de una organización: quienes lideran, quienes integran los equipos, quienes trabajan en áreas operativas y quienes sostienen los procesos internos. Todos tienen una experiencia laboral que debe ser contemplada", exclamó.

¿Cómo puede verse afectada la cultura de una organización, cuando se introduce la tecnología en la gestión de las personas? "Puede contribuir, siempre que no se confunda tecnología con cultura", alertó la experta.

"Una plataforma por sí sola no construye una cultura, pero puede generar condiciones para que determinados comportamientos sean más visibles y sostenibles. Por ejemplo, cuando las capacidades y los logros de las personas son visibles, se pueden generar más oportunidades de reconocimiento y colaboración", señaló.

Y amplió: "Cuando la información está conectada, también se facilita la interacción entre áreas y se puede entender mejor quién sabe qué, quién puede ayudar o dónde existen determinadas capacidades dentro de la organización".

"La tecnología puede ser una infraestructura sobre la cual la organización construye comunidad. Pero la cultura se construye con las personas, con las decisiones y con las prácticas cotidianas", admitió.

Evolución del proceso

En el tramo final de la charla con Somos Pymes, Kirzman recordó que muchas compañías el sector "están atravesando procesos de crecimiento sin contar necesariamente con estructuras grandes de Recursos Humanos".

"A medida que una organización crece, lo que funcionaba cuando eran 20 personas puede dejar de funcionar cuando son 50, 100 o 200. En ese punto aparecen nuevas necesidades: ordenar roles, formalizar procesos, conservar información, acompañar el desarrollo de las personas y tener una visión más clara de lo que sucede en los equipos", ilustró.

"El desafío es poder hacerlo sin generar una estructura burocrática que termine consumiendo todavía más tiempo. Es ahí donde la tecnología puede tener un rol importante: permite que una PyME profesionalice la gestión de personas de manera progresiva, de acuerdo con sus necesidades y posibilidades", aseveró la especialista.

En los últimos años, tomó relevancia la gestión de las personas en una empresa, y esto llevó además, a la búsqueda de soluciones que faciliten el proceso.

¿Qué debería buscar una empresa antes de incorporar una herramienta para gestionar personas? "Primero debería preguntarse qué problema quiere resolver. Incorporar una herramienta solamente porque está disponible puede terminar agregando otra capa de complejidad", elaboró la emprendedora.

"También es importante analizar si la información va a quedar realmente integrada, si existe trazabilidad, cómo se gestionan los permisos y la seguridad, y si la herramienta puede acompañar el crecimiento de la organización", continuó.

"Y hay otra instancia fundamental: si la solución ayuda a las personas que van a utilizarla o si simplemente digitaliza procesos que ya eran complejos. Digitalizar una mala experiencia no necesariamente la convierte en una buena experiencia", aclaró.

Para Kirzman, las PyMEs tienen que ir "hacia una gestión cada vez más integrada y basada en información, pero sin perder el componente humano".

"La tecnología debería ayudarnos a dejar de utilizar tiempo en buscar datos, completar planillas o reconstruir historias, para poder dedicar más tiempo a conversar con las personas, acompañar a los equipos, detectar necesidades y pensar estratégicamente", sentenció Analía.

"El objetivo final debería ser que las organizaciones que funcionen mejor. Y eso implica que la información sea accesible y trazable, que las responsabilidades estén claras, que las capacidades sean visibles y que podamos tomar decisiones considerando tanto las necesidades del negocio como el bienestar de las personas", fundamentó.

"Ordenar la información genera mejores condiciones para comprender a la organización y a quienes la integran", concluyó la creadora de Wellio.