Cada actividad que realizamos como parte del desarrollo de nuestros productos contribuye a agregar valor y puede ser la fuente de diferenciación de la compañía.
La misión de la empresa es entonces identificar las actividades que hace mejor, buscar ser eficientes en ellas y delegar a un proveedor las tareas en que no se especializa y resultan costosas.
Tenemos los ejemplos de grandes compañías como Coca-Cola, que tercerizan la distribución, otras que delegan la selección y capacitación de recursos humanos, y por supuesto también otras como las manufactureras que adquieren materias primas.
Todas las empresas, seguro que la tuya también, necesitan contratar algo de un tercero. Es por eso que la gestión de proveedores se convierte en una actividad que, analizada debidamente, puede ser una fuente de altos costos, o una de diferenciación y ahorro para la empresa.
¿A qué me refiero con gestión de proveedores? Básicamente a la selección de los mismos, evaluación y monitoreo de sus servicios.
Selección
En cuanto a la selección, el primero mito a desterrar es que hay que tener muchos proveedores del mismo producto. Por el contrario, lo recomendable es tener pocos proveedores, y mantenerlos en el largo plazo.
El partnership cliente-proveedor es aún más necesario en épocas de crisis. Se necesita más conocimiento del consumidor y precisión en lo que hacemos para no desperdiciar recursos, y un proveedor confiable y predecible nos asegura tener la materia prima a tiempo con el costo y la calidad de siempre, para poder entregar al cliente el producto que espera.
Tener múltiples proveedores si bien nos permite en el corto plazo feroces negociaciones de precios, en el mediano plazo aumenta nuestros riesgos, ya que pueden compartir nuestra información con otros competidores o proveernos con material de menor calidad. Esto no sólo puede traernos altos costos por devoluciones o quejas, sino también problemas legales.
Para reducir costos en el futuro, es importante atraer y mantener a los mejores proveedores, sobre todo lo que nos vendenproductos estratégicos para nuestro negocio.
Evaluación
Como clientes tenemos derecho a solicitar a los proveedores una visita a sus instalaciones si es necesario, o al menos determinar una forma de evaluarlos periódicamente.
Un buen sistema de evaluación de proveedores debe incluir objetivos claros, personal capacitado para evaluarlos/auditarlos, alguna forma de medición y un proceso efectivo de toma de acciones.
El objetivo principal de la evaluación debe ser asegurarse que el proveedor pueda cumplir con lo acordado en el contrato, si es que hay, y con los requerimientos del producto, ya sean legales, de logística, técnicos o de calidad.
Puede hacerla tanto el área de compras, calidad, un auditor externo o si es una empresa unipersonal o pequeña, el mismo dueño, para generar más confianza con el proveedor. El hecho de que el proveedor esté certificado con ISO 9001 es aún mejor, porque nos asegura que sus procesos están ordenados y estandarizados, y cumplen normas básicas.
Monitoreo
El monitoreo del proveedor se puede hacer llevando un control mensual del material recibido. La inspección puede ser del 100% de los productos o sólo de una muestra, según la criticidad para nuestro producto final.
En el caso de que nos provea servicios, se puede monitorear con encuestas periódicas o con “misteryshoppers” (personas que simulan comprar o utilizar el servicio para evaluar la performance del proveedor).
A partir del monitoreo se puede obtener información para ayudar al proveedor a mejorar su servicio o definir cambiarlo si no cumple con nuestros estándares.
¡Éxitos!
Luciana Paulise, Directora de Biztorming – Consultoría en Gestión de PYMES
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