Para qué sirve la Matriz de Eisenhower

Se trata de una herramienta de gestión del tiempo que permite distinguir las tareas que deben resolverse lo más pronto posible y las que pueden posponerse, delegarse a otro responsable o, incluso, eliminarse de la lista de pendientes. Su finalidad es jerarquizar la carga de trabajo.

El expresidente estadounidense Dwight Eisenhower, un hombre reconocido por su alta productividad, fue quien diseñó este recurso. Por lo tanto, Stephen Convey, el experto en administración empresarial, retomó sus hábitos para crear la matriz Eisenhower, tal y como la conocemos hasta nuestros días, en su libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva.

Para qué sirve la matriz Eisenhower

Más allá de ser un instrumento compartido en uno de los libros más citados en el mundo de las ventas, la matriz Eisenhower, también conocida como la caja Eisenhower, la matriz urgente/importante o la matriz de administración de tiempo, es un recurso que contribuye en gran medida para planificar, priorizar, delegar tareas semanas y mensuales, al dividirlas en cuatro cuadrantes, que van de lo importante a lo no importante, y de lo urgente a lo no urgente.

No obstante, sus ventajas van un poco más allá. Al administrar de esta manera el trabajo, los emprendedores o empresarios PYMES pueden darse cuenta de cuáles actividades de su día a día se pueden delegar a otro miembro del equipo, o incluso eliminar del todo.

Así, habrá espacio para lo que no necesariamente debe completarse de inmediato, pero que no conviene posponer porque es vital para el buen desempeño de la área, de la empresa o del negocio en general.

La matriz Eisenhower, entonces, no solo es una buena aliada para no dedicar muchas horas extra al trabajo, sino también para que el tiempo que se invierta sea de calidad.

Cómo implementar la Matriz

Cinco pasos para diseñar la matriz Eisenhower

1. Establecer los cuadrantes

Para empezar, se debe tener en cuenta que las tareas se organizarán en 4 cuadrantes de prioridad:

Importante
No importante
Urgente
No urgente.

2. Clasificar las tareas en base a los cuadrantes

Una vez diseñados los cuadrantes, se debe analizar qué es lo que debe clasificarse como urgente y como importante.

Para saber hacerlo, estas son las definiciones:

Cuadrante 1: urgente + importante. Aquí se debe incorporar todo lo que debe realizarse lo antes posible y que no puede delegarse a nadie más. Se tratan de las situaciones, tareas y decisiones más importantes de la empresa.

Cuadrante 2: importante + no urgente. En este espacio se debe acomodar aquello que debe cumplirse, pero no tiene una fecha inmediata. Son tareas o proyectos realmente importantes pero que se pueden hacer con más tiempo.

Cuadrante 3: urgente + no importante. Quizá esta sea una de las claves a destacar por los empresarios PYMES, que generalmente no la tienen presente durante la mayor parte del tiempo. Se tratan de tareas que son urgentes, pero no importantes.

Eso quiere decir que se pueden delegar a alguien de tu equipo para su seguimiento sin sacrificar tiempo que se puede invertir en actividades más importantes.

Cuadrante 4: no urgente + no importante. En el día a día, muchos empresarios o emprendedores se encuentran con este tipo de tareas que los distraen demasiado o hacen que pospongan una actividad realmente importante.

Es lo que muchos etiquetan como procrastinar, que no necesariamente quiere decir que no hacen nada, sino más bien que se invierte tiempo en cosas que no ayudan a avanzar. Todo lo que cabe aquí debe eliminarse.

3. Aprender a delegar

Uno de los grandes retos para los que usan la matriz de Eisenhower por primera vez, es aprender a delegar tareas. Para una persona algo aprensiva, hasta las actividades más sencillas y rutinarias se convierten en un asunto de vida o muerte y, por lo tanto, prefieren no arriesgarse al poner a alguien más al frente de ellas.

Sin embargo, delegar responsabilidades es también una estrategia que aumenta la productividad, ayuda a destacar el talento escondido del equipo de trabajo y se convierte en una forma de motivar a los que trabajan en la empresa, incluso si es con algo pequeño.

4. Implementar la matriz Eisenhower con el equipo

Aunque cada persona tenga sus propios cuadrantes, también es posible usarla para la gestión del trabajo de equipos completos. De esta forma, es más sencillo que cada área sepa qué tiene que hacer y la prioridad que se le debe dar a cada proceso. Además, es una buena manera de informar a todos en qué se ocupa cada quién, y así no perder tiempo en las reuniones de seguimiento.

5. Enfocar los esfuerzos de manera efectiva

Una vez que el empresario ya puede identificar cuál es la tarea es más importante y urgente, es más sencillo decidir qué debe resolverse con rapidez y qué necesita más planeación. Esto ayudará a mejorar la concentración, nivelar la presión y el estrés y desarrollar lo más importante sin descuidos, ni preocupaciones.

Todo lo que es urgente debería ser lo primero que se debe hacer en el día. Nada de eso puede esperar, así que es mejor que se elimine de la lista de pendientes lo antes posible.

Todo lo que es importante, pero no urgente, necesita planeación y toda mucha atención. No solamente está relacionado directamente al trabajo (planes de expansión, colaboraciones con otras marcas a largo plazo, el lanzamiento de un nuevo producto o servicio), sino también ayudará a ser un mejor profesional (realizar diplomados y conseguir certificaciones), a mantener una vida saludable (entrenar para correr un maratón dentro de cinco meses) y a estar más motivado (ahorrar para comprar el auto con el que sueñas).

Todo lo que es urgente y no importante es parte de la rutina, pero alguien más puede hacerlo. Esto significa que los empresarios deben reconocer que para dar lo mejor de sí, necesitan decirle adiós a las minucias.

Finalmente, todo lo que no es urgente tampoco es importante será siempre un obstáculo en el trabajo.