En esta nota hablo de otros tres temas candentes, que son principales causas de ineficiencia y desmotivación: los roles y responsabilidades, la comunicación y la profesionalización.
Roles y responsabilidades
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AYUDA! TENGO UN NEGOCIO FAMILIAR (PARTE 2)
_Tareas que no se realizan, o que se realizan dos veces
_Controles que no se hacen
_Falta de objetivos por lo tanto falta de un horizonte a largo plazo
_Sobre un mismo tema se deciden acciones contradictorias porque al no haber cadena de mando diferentes individuos opinan sobre lo mismo y no se sabe a quién se debe escucha
_Rendimiento pobre de los integrantes porque al no tener objetivos ni organizacionales ni individuales, no se los puede evaluar ni mejorar
_Carga laboral desequilibrada: Personas que tienen mucho trabajo, y otras que tienen poco
_Agotamiento del dueño, que no puede con todas las decisiones ni todos los controles
Todos estos problemas generan desorganización general, ineficiencia y por consiguiente, una disminución de la rentabilidad a medida que la empresa va creciendo, hasta que llega a un punto de estancamiento. Todo esto puede empezar a solucionarse teniendo un organigrama, una descripción de puestos, evaluaciones de performance y procedimientos de tareas escritos.
Comunicación
En la empresa así como en el seno familiar, ocurre que ciertas cuestiones se dan por entendidas, o simplemente se dicen de manera verbal sin quedar registro alguno.
También ocurre, como en todo tipo de organización, que los mensajes no son claros o son ambiguas: una misma persona cambia de opinión o que varios individuos opinan diferente sobre las mismas cuestiones. Estos comportamientos generan confusión entre los miembros, falta de conocimiento general de ciertos temas (algunos escucharon la conversación y otros no), olvidos ya que no hay nada registrado y discusiones diarias por temas que ya estaban definidos pero nunca se registraron.
Algunas herramientas parta mejorar la comunicación son:
_La redacción de un protocolo
_Procedimientos y manuales
_Definición clara de objetivos anuales, mensuales y diarios
_Reuniones periódicas de comunicación de resultados
_Minutas de reuniones
_El uso del mail con listas de distribución determinadas
_Utilización de carpetas compartidas en red ayuda a mantener la comunicación activa
_Newsletter internas, intranet y carteles, para transmitir información no sólo entre los familiares sino también entre todos los empleados.
Profesionalización
Muchas empresas argentinas han sido creadas por personas que en su momento no tenían preparación formal y han sido muy exitosas, por lo cual se tiende a descuidar el aspecto de la capacitación. Hoy en día, los cambios bruscos y continuos en el contexto obligan a mantenerse informado y capacitado.
Por ejemplo, Norberto Taranto, dueño del grupo que lleva su nombre, si bien inició su imperio tan sólo habiendo cursad el secundario, dispuso en su protocolo familiar que en una determinada fecha, todos debían tener un título de grado y que en otra fecha un máster y conocimiento de idiomas inglés y portugués.
Él, dando el ejemplo, empezó en 2005 la carrera de comercialización e hizo luego un máster.
Pero la capacitación no sólo se refiere a carreras de grado o títulos prestigiosos, sino también puede haber capacitación in-company, sobre liderazgo, motivación, partes de la operación, calidad, innovación etc. Sobre todo puede ser un excelente complemento en las empresas que tienen horarios muy extensos y no permiten a los empleados estudiar afuera.
Es una forma no sólo de mantener actualizados a todos los miembros de la empresa, tanto familiares como los que no lo son, sino también está demostrado que es un motivador. Facilitarles la adquisición de nuevos conocimientos es una oportunidad para mantenerlos motivados y comprometidos con el crecimiento individual y organizacional, al mismo tiempo que se los forma en las materias que son necesarias para el funcionamiento de la empresa.
El aporte de consultores o capacitadores externos también contribuye a solucionar los baches de conocimiento que no pueden llenarse con los integrantes de la familia o cuando no se requieren ciertas habilidades a tiempo completo.
¡Éxitos!
Luciana Paulise, Directora de Biztorming – Consultoría en Gestión de PYMES
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