16 de Diciembre de 2017

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CÓMO ORGANIZAR TU EMPRESA AL ESTILO JAPONÉS CON 5S

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Para poder vencer la inercia de la desorganización diaria los japoneses utilizan la herramienta 5S, un método práctico para impulsar una cultura de trabajo basada en la limpieza visual.

Primero hagamos un test:

¿Cuándo falta un empleado muchas tareas se hacen de manera incorrecta o directamente se dejan de hacer?
¿Te resulta difícil encontrar algunos documentos en tu oficina?
¿Cada empleado archiva de manera diferente?
¿Está la oficina llena de papeles que no nadie usa?
¿Tus empelados no encuentran las herramientas que necesitan para trabajar?
¿Hay cajas en el piso que nadie sabe qué contienen?
¿Te tropezás con el cabe de tu computadora?
¿No te alcanza el tiempo para para hacer todo lo que deberías, pero tampoco sabés cuánto tiempo te falta?

Si respondiste sí a algunas de estas preguntas, no te preocupes, es normal, y tiene solución. El principal problemas que tienen todas las PYMES, emprendimientos y startupses la desorganización y el caos generalizado. Muchos intentan resolverlo pero renuncian en los primeros tropiezos, dar un primer paso firme es la parte más difícil de desarrollar una cultura de orden y organización.

5S Es un sistema que facilita organizar, ordenar y limpiar el lugar de trabajo y mantenerlo en el tiempo, con el objetivo de ahorrar costos, identificar los desperfectos rápidamente y fomentar la autodisciplina de los empleados, reduciendo los errores y demoras hasta en un 50%.El nombre 5S proviene de las iniciales de las etapas en japonés: seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke.

Esta metodología fue creada por HiroyukiHirano en Japón luego de la segunda Guerra Mundial, y a partir de allí se empezó a aplicar en todo el mundo, tanto para una oficina como para una planta, una clínica y hasta una casa. Si bien la herramienta se desarrolló hace bastante tiempo, es poco conocida. En Argentina ya están implementándose en empresas tan diversas como Coca Cola, Yamaha, Toyota y Vitamina, y hasta en organizaciones sin fines de lucro como el Club de Amigos.

Otros países de Latinoamérica como Perú también están trabajando con ella y hasta tienen en marcha el premio Nacional 5S donde se evalúan las empresas que mejor aplican la metodología. En Argentina se espera también que AOTS Argentina (La asociación de ex becarios de cursos de AOTS en Japón) organice el premio entre 2016 y 2017.

Gracias a 5S el personal empieza a entender la importancia de los pequeños cambios, y que su entorno depende de él mismo.

Los empleados suelen no preocuparse por mantener el orden de su lugar de trabajo porque esperan que otro lo haga por él, y 5S es el método ideal para transmitir los mensajes de que “la empresa se hace entre todos” y “todos y cada uno de los empleados son importantes”.

Además, la organización del espacio del trabajo puede traducirse en ahorro de costos y eliminación de actividades que no agregan valor: pérdida de herramientas y papeles, mezcla de los productos buenos con los no conformes, o de los que están en proceso con los terminados, y errores en los envíos, falta de espacio, baja productividad, fallas en los equipos y situaciones de riesgo para los empleados.

En un jardín por ejemplo, 5S ayuda a identificar los materiales de cada niño con fotos y etiquetas para que tanto las maestras como los propios niños puedan reconocerlos aún sin hablar el mismo idioma. Una mala o deficiente identificación puede hacer que un bebé no reciba los medicamentos adecuados, o se lleve a casa los útiles incorrectos.

Seiri: Clasificación. El primer paso consiste en identificar las cosas que son necesarias en el área de trabajo y eliminar las que no lo son. Hay elementos que se usan constantemente y otros que sólo se usan en circunstancias especiales, o son prescindibles porque son defectuosos, obsoletos, no se utilizan o simplemente no se sabe para qué sirven. Por ejemplo los documentos de los últimos dos meses pueden ubicarse en un cajón del escritorio, mientras los de más de un año pueden ubicarse en armarios compartidos o en un depósito externo. Las herramientas más usadas pueden ubicarse en un carrito móvil, y las menos usadas pueden dejarse en un estante del pañol.

Seiton: organización. El segundo paso consiste en organizar los elementos considerados como necesarios de manera que se encuentren con facilidad. Su ubicación debe estar identificada para que cualquiera pueda encontrarlos, y se note a simple vista cuando no están en su lugar. La implantación de la organización implica marcar los límites de las áreas de trabajo, almacenaje, y zonas de paso, etiquetar cajones, estantes y carpetas, establecer un lugar para cada herramienta o para cada papel de trabajo. En una oficina el ejemplo sería tener una bandeja para facturas por pagar, órdenes en proceso, pedidos pendientes etc. Es muy útil no sólo para organizar el flujo de trabajo sino también facilita encontrar documentación, herramientas o insumos cuando alguien está ausente.

Seiso: limpieza. El tercer paso implica limpiar e inspeccionar el entorno para identificar los defectos y eliminarlos. Implica integrar la limpieza como parte del trabajo diario, eliminar los generadores de suciedad (como las cajas en el piso o los rincones abarrotados de papeles) y conservar los elementos de trabajo en condiciones óptimas. A través de la limpieza se puede detectar si un motor pierde aceite, si existen fugas, tornillos o cables sueltos.

Seiketsu: estandarización. El cuarto paso consiste en sistematizar los pasos anteriores. Implica seguir un método para mantener la organización definida siguiendo los tres primeros pasos, definir procedimientos y optimizar el tiempo dedicado a cada tarea. Se puede hacer una planilla de turnos en los que cada día un empleado distinto se encarga de un área en particular, y manuales de procedimiento que expliquen cómo hacer cada actividad. La gente debe saber qué hacer, cuándo, dónde y cómo hacerlo.

Shitsuke: disciplina. El objetivo del último paso es convertir en hábito los pasos anteriores. Depende de la autodisciplina de cada empleado para poder cumplirlos, y de la constancia de los líderes en ayudar a implantarlo. Se pueden colocar luces, alarmas para detectar fallos, carteles, tapas transparentes para ver el interior de las máquinas. Los controles y auditorías del cumplimiento de las tareas, procedimientos definidos y los horarios permiten sostener 5S en el tiempo. La base de la disciplina es el respeto: por las reglas definidas, por los compañeros y por uno mismo.

5S puede ser simplemente un principio básico para mejorar nuestra vida y hacer de nuestro sitio de trabajo un lugar donde valga la pena pasar la mayor parte de nuestro día. ¿Cómo buscás mejorar vos tu ambiente de trabajo?

Luciana Paulise, Directora de Biztorming – Consultoría en Gestión de PYMES

Pueden consultarme enLuciana.paulise@biztorming.com.ar 

www.biztorming.com.ar

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